Fealq se prepara para uma nova forma de atendimento aos parceiros
Com o intuito de aprimorar suas operações, a Fundação de Estudos Agrários Luiz de Queiroz (Fealq) está mudando a forma de gerenciar os projetos de ensino, pesquisa e extensão, a partir da adoção do Conveniar. A tecnologia permite, entre outros ganhos, o atendimento centralizado aos parceiros, uma visão completa e em tempo real da execução financeira e a migração dos processos físicos para online.
“O Conveniar é muito mais que um novo sistema. Ele chega para aprimorar a nossa gestão de recursos, simplificando todo processo. É mais um importante marco na história da Fealq, que, desde 2019, vem aperfeiçoando continuamente a sua governança”, destaca a gerente administrativa e financeira da Fundação, Ana Flávia de Faria Guimarães.
A nova ferramenta foi apresentada em novembro a coordenadores e equipes de apoio com projetos realizados junto à Fealq. Ao todo, foram oito encontros nos dias 8 e 10, reunindo mais de 70 pessoas na sede da entidade. As reuniões foram conduzidas pelo consultor Matheus Rabello, com a participação de membros da Fundação, que puderam esclarecer dúvidas e apresentar os benefícios da mudança, que ocorre efetivamente a partir de fevereiro de 2023.
Os principais ganhos estão ligados ao Portal do Coordenador, com submissões de pedidos de compra e contratações, de pagamento a fornecedores e faturamentos passando a ser feitas diretamente pelo sistema, além do acompanhamento simultâneo da gestão financeira realizada pelos gestores de projetos da Fealq.
Outro avanço é o atendimento centralizado em um único profissional, que ficará responsável por fazer a interlocução com o coordenador e tramitações internas necessárias à condução dos pedidos. Para esse novo formato de trabalho, foi necessária uma reestruturação tanto de equipes quanto de processos.
Os dados contábeis dos projetos seguem geridos no sistema de gestão integrada SAP B1 e disponibilizados aos coordenadores, desde 2021, via Portal do Coordenador Fealq. “Os processos de negociação e abertura de projetos de pesquisa, fundos de apoio, cursos e eventos, não mudam, assim como boa parte dos procedimentos de faturamento. A grande mudança se dá após celebração dos contratos, permitindo aos nossos parceiros uma visão mais ampla da execução dos recursos e maior assertividade na tomada de decisão”, ressalta a gerente de Produtos, Paula Arigoni.
Na prática, a implantação do Conveniar ocorre a partir de fevereiro do próximo ano, quando está prevista a abertura do Portal do Coordenador para acompanhamento dos projetos e submissões online. Até lá, serão divulgados aos parceiros materiais de apoio e agendas de capacitação para operação.
CONVENIAR – Desenvolvido com foco na gestão de contratos e convênios de fundações de apoio a instituições de ensino e pesquisa, o Conveniar conta com mais de uma década de experiência, sendo utilizado em mais de 40 entidades.
