Nós, da Fealq, teremos prazer em gerenciar seu evento.
Nossa experiência de quatro décadas na organização de eventos acadêmicos e científicos está à sua disposição.
Os eventos realizados com o apoio da Fealq contam com suporte operacional, gestão administrativa e financeira e auxílio jurídico.
Conheça nossos serviços de gerenciamento de eventos:
Suporte Operacional:
- Apoio no planejamento orçamentário e organização do seu evento;
- Plataforma moderna para inscrições;
- Suporte no dia do evento por equipe especializada;
- Emissão de certificados aos participantes, palestrantes e comissão organizadora;
- Acompanhamento de toda movimentação financeira remotamente pelo Portal do Coordenador.
Administração Geral e de Recursos:
- Recebimento e administração de recursos via depósito, boleto e cartão de crédito;
- Emissão de nota fiscal e recibo de pagamento relacionadas ao evento;
- Controle e administração dos recursos recebidos;
- Celebração de contratos de patrocínio e de serviços, com suporte jurídico;
- Gerenciamento de recursos de patrocínio;
- Suporte legal e administrativo para a aquisição de produtos e/ou serviços;
- Realização de pagamentos a fornecedores e prestadores de serviços, autorizados pelo coordenador;
- Oferecimento de parcerias para contratação de serviços e produtos;
- Apoio na prestação de contas e fechamento financeiro do evento.
Inscrições:
- Plataforma intuitiva e segura para inscrições e gerenciamento de dados;
- Recebimentos por meio de boleto ou cartões de crédito nacionais e internacionais;
- Vendas por lotes de inscrições com valores diferenciados para estudantes, profissionais, associados ou como desejar;
- Controle automático das vagas e das alterações de preços;
- Acompanhamento das inscrições através de relatório de inscritos - inclusive parciais;
- Fornecimento de lista para registro de presença;
- Oferecimento de códigos de descontos para inscrições cortesias.
Divulgação:
- Divulgação na agenda de eventos no site Fealq;
- Suporte de profissionais de comunicação e marketing para melhor estratégia de divulgação;
- Divulgação pelo mailing da Fealq, direcionado ao público potencial;
- Material de divulgação publicado em redes sociais da Fealq;
- Disponibilização de mapa interativo do local do evento.
Passo a passo para se realizar evento com o apoio da Fealq
1 - O organizador deve ter Cadastro de Coordenador junto à Fealq – será feito uma única vez, independentemente do número de projetos que tenha apoiados pela Fealq.
2 - Preencha o Protocolo de Abertura de Evento e o apresente (impresso) à Fealq.
Obs: O preenchimento deste formulário requer aprovação pelo Departamento do qual o seu coordenador faz parte.
3 - Se for “Evento fechado” (público pré-definido pelo organizador), preencha e encaminhe também o Formulário de Cadastro de Empresa.
4 - Eventos com captação de patrocínio devem apresentar o Formulário de Cotas e Contrapartidas de Patrocínio preenchido.
Obs: Os organizadores deverão solicitar às empresas/instituições patrocinadoras do evento o preenchimento do Cadastro de Patrocinador.
5 - Caso o evento seja realizado no campus da Esalq, é preciso obter autorização da prefeitura do campus “Luiz de Queiroz”, junto ao setor de Extensão e Cultura Universitária, conforme formulário de autorização disponível em ESALQ/Cultura e Extensão/Eventos – entregue preenchido no Serviço de Cultura e Extensão Universitária, no prédio central da ESALQ/USP.
Nossa rede de Parceiros em eventos
Contamos com uma série de empresas fornecedoras de serviços para nos apoiar na realização do seu evento e que oferecem condições e descontos especiais nos eventos geridos pela Fealq.
Conheça quem são elas, clicando aqui.
