Conheça os novos formulários financeiros da Fealq
O setor de Gestão de Processos da Fealq, instituído no final de 2019, tem realizado a revisão de diferentes procedimentos internos da Fundação, propondo novas normas e formulários com o objetivo de melhorar e dar agilidade ao atendimento prestado a coordenadores de projetos e todos os demais usuários dos serviços da Fealq.
Como resultado desse trabalho, foram atualizadas algumas guias para solicitação de serviços da Fealq e também criados novos formulários para requisições e prestações de contas, seguindo a proposta de gestão integrada dos processo e buscando integridade e transparência em todas as operações realizadas pela Fundação.
Confira abaixo os documentos para download e entenda para que serve cada um deles:
1 – Guia de Requisição de Pagamentos
Deve ser utilizada quando o coordenador ou departamento necessita PAGAR por algum produto adquirido ou serviço contratado para o projeto. A guia preenchida deve ser encaminhada para pagamentos@fealq.com.br com os demais documentos comprobatórios, como boletos e notas fiscais. Fornecedores também devem ser orientados a enviar Nota Fiscal Eletrônica para o mesmo e-mail, incluindo nos dados adicionais o Nome do Comprador, Nome do Coordenador do Projeto e Departamento.
2 – Guia para Solicitação de Faturamento
A Guia para Solicitação de Faturamento deve ser usada somente quando há valores a serem RECEBIDOS de um cliente, como após a prestação de um serviço, por exemplo. A solicitação tem que ser encaminhada para fatura@fealq.com.br com todos os campos preenchidos, incluindo o e-mail para envio do faturamento e a data-limite para entrada da nota fiscal no cliente, quando houver.
3 – Guia de Autorização de Compras (Coplacana)
Documento exclusivo para compras da Esalq/USP junto à COPLACANA. As aquisições devem ser comunicadas imediatamente ao setor administrativo da Fundação para que o pagamento à cooperativa seja efetuado em tempo, evitando atrasos ou o cancelamento das entregas de produtos adquiridos. A Guia deve ser enviada para administrativo@fealq.com.br.
4 – Guia de Solicitação de Adiantamento de Viagem
Visa informar à Fealq sobre a necessidade de adiantamentos de recursos financeiros gerenciados pela Fundação para a realização de viagens alinhadas às necessidades de pesquisa e/ou de atividades desenvolvidas pelo projeto. Após a utilização dos valores, o beneficiário deverá prestar contas e, se for o caso, devolver os recursos não utilizados.
5 – Relatório de Prestação de Contas
Será utilizado para detalhamento das despesas pagas com o valores adiantados pela Fealq. Cópias dos comprovantes de cada uma das despesas deverão ser anexadas à prestação de contas. Quando houver recursos não utilizados a serem devolvidos, o setor Financeiro da Fundação entrará em contato passando as instruções para devolução. Caso o valor utilizado extrapole o adiantamento realizado, a solicitação de reembolso deverá ser feita via procedimento padrão. Consulte também a Política e Procedimentos de viagens, hospedagem, passagens aéreas, locação de veículos e despesas de refeição e as nossas Normas de Utilização de Recursos.
ATENÇÃO:
Para download desses e de outros formulários da Fealq, clique aqui ou acesse diretamente a página “Formulários” no topo do site. Confira também o nosso Portal da Transparência e saiba mais sobre normas e regulamentos seguidos pela Fundação.
